Zaterdag 11 januari 2020 14e editie

Privacy Verklaring Stichting Aalden Rondomme

Privacy Verklaring Stichting Aalden Rondomme
gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer

In deze verklaring wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Aalden Rondomme omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen:
1. Het bestuur zijn de mensen die daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, geslacht, e-mail adres, IBAN-nummer, telefoonnummer en eventueel lidnummer van de Atletiek Unie.
3. Onder stichting wordt verstaan de Stichting Aalden Rondomme, zoals omschreven in de statuten.
4. Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor de Nieuwjaarsloop Aalden Rondomme.
5. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de Stichting en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
6. Wanneer je meedoet aan de Nieuwjaarsloop Aalden Rondomme, worden je persoonsgegevens verzameld op basis van de grondslag van overeenkomst. Voor deelname aan de loop zijn jouw gegevens nodig om de inschrijfkosten af te schrijven, de categorie indeling te bepalen en je behaalde resultaten te verwerken in de uitslagen.

Persoonsgegevens:
Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
De persoonsgegevens van de deelnemers worden gebruikt om op de juiste manier een evenement te kunnen organiseren en uitslagen correct te kunnen verwerken en op te maken. De persoonsgegevens van sponsors worden gebruikt om sponsoractiviteiten bij ons evenement goed tot uitvoer te brengen.
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden gebruikt om de vrijwilligers te informeren over hun taak en werkzaamheden.

De persoonsgegevens zijn in te zien door de bestuursleden die deze nodig hebben om hun taak uit te voeren. In dit bestand zijn de onder punt 2 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen organiseren van de Nieuwjaarsloop door de Stichting; namelijk voor startnummers, voor verwerken uitslagen, voor sturen informatie, voor contacten sponsoren, voor correspondentie en telefoonnummer voor het maken van afspraken en onderhouden van contacten. De gegevens staan op een computer die met een wachtwoord beveiligd is.

De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden; dit zijn anderen, die niet nodig zijn om de Nieuwjaarsloop te organiseren. De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden, die deze gegevens voor hun taak nodig hebben. De bankgegevens worden 7 jaar bewaard.

Wat zijn uw rechten:
U heeft het recht de Stichting Aalden Rondomme te vragen welke (persoons)gegevens zij van u verwerkt. Stichting Aalden Rondomme zal op dit verzoek (per e-mail) binnen 3 weken reageren. Vervolgens kunt u de Stichting Aalden Rondomme verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijfformulier:
Indien iemand deelneemt aan de Nieuwjaarsloop zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen of digitaal zich moeten aanmelden, waardoor men (door de inschrijving) akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 2 van deze verklaring. Voor kinderen onder de 16 jaar, gaan de ouders (mede) akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens, genoemd in punt 2 van deze verklaring.

Foto’s:
Bij de Nieuwjaarsloop zullen foto’s en video opnames gemaakt worden van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal worden gebruikt voor de website, Pr-materiaal, berichten in kranten en op facebook. De deelnemer verleent door inschrijving bij de Nieuwjaarsloop bij voorbaat toestemming aan de Stichting voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop de deelnemer zichtbaar is. Indien de deelnemer hier bezwaar tegen heeft zal de deelnemer dit schriftelijk kenbaar moeten maken aan de Stichting en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt of, waar mogelijk, worden verwijderd.

Data lek:
Bij een eventuele data lek, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. (art. 33.1 van het AVG).

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

Bestuur Stichting Aalden Rondomme